vous accompagne sur vos événements scientifiques et médicaux
Vous souhaitez organiser un événement scientifique ou médical ?
Colloque, séminaire, salon, congrès, rencontre annuelle…
Ajuste Sens vous accompagne dans l’organisation globale ou partielle de votre manifestation scientifique en présentiel, distanciel ou hybride.
Nous intervenons dans toute la France.
Gestion administrative et financière
Régie comptable et facturation
- Définir les objectifs et élaborer un budget prévisionnel
- Suivi des dépenses et gestion des facturations
- Reporting financier régulier et final
Gestion des inscriptions des participants
- Plateforme d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
- Facturation et suivi des encaissements
- Monitoring des inscriptions
Recherche des sponsors, partenaires et exposants
Prospection
- Conception et gestion d’un listing de prestataires spécialisés
- Prise de contact et relances
Commercialisation des stands et des espaces publicitaires
- Conception d’un dossier de commercialisation avec plan d’implantation
- Offre de sponsoring
- Création, suivi et validation juridique des contrats
- Facturation et suivi des encaissements
Demande de subvention
- Réalisation de dossier dédié aux administrations publiques et privées
- Suivi juridique
Gestion logistique & technique
Recherche et réservation des lieux
- Recherche de lieux adaptés à vos besoins
- Négociation des contrats
- Gestion logistique et technique
Gestion des prestataires et des fournisseurs
- Sélection des fournisseurs (traiteur, scénographie, mobilier, etc)
- Gestion des contrats et suivi des prestations pour garantir la qualité et le respect des délais
- Sélection de prestataires locaux et engagés (RSE)
Planification des espaces et régie technique
- Fourniture et installation d’équipements audiovisuels
- Régie technique et audiovisuelle
- Rédaction du conducteur
Communication print et digitale
Création d’une identité forte pour votre événement
- Création de logo, charte graphique
- Déclinaison sur supports print, visuel et audiovisuel (signalétique, badge, brochure, programme, etc)
- Gestion de l’impression et coordination avec les fournisseurs
- Création de présentations type pour PowerPoint, affichage dynamique, etc
Création d’un site web et d’une boîte mail
- Développement d’un site web dédié à votre événement
- Gestion de la boîte mail et des interactions avec les participants
- Intégration de fonctionnalités comme l’inscription en ligne
Gestion des réseaux sociaux et newsletters
- Stratégie de communication
- Gestion des campagnes d’emailing, newsletters
Les petits plus
Hébergement et transport
- Sélection d’hôtels
- Organisation des transferts
Organisation de la soirée de gala
- Sélection et réservation du lieu et des prestataires
- Coordination, supervision et accueil des participants
- Création d’une ambiance personnalisée
Recherche d’animations originales et attractives
- Animations qui ponctuent et animent vos événements
- Planification de circuits touristiques pour découvrir la région
Accueil bilingue
Notre équipe se distingue par son originalité et son approche innovante, transformant chaque événement en une expérience unique et mémorable.
Nous mettons un point d’honneur à surmonter chaque défi avec détermination et rigueur, assurant ainsi la réussite de tous vos projets événementiels, quels que soient les obstacles.
Engagés dans une démarche RSE rigoureuse, nous intégrons des pratiques durables à chaque étape de nos événements, respectant ainsi notre planète et ses ressources.
Nos réalisations
Nous élaborons sur mesure des événements singuliers, des concepts créatifs, des décors uniques, du design graphique & print impactant. Nous nous attachons à créer de l’émotion collective et à faire vivre une réelle expérience à travers des événements ambitieux et pertinents qui vous ressemblent.
L’équipe
Nous serons votre meilleur allié pour :
- Gagner du temps
- Économiser de l’énergie
- Acheter au meilleur tarif et économiser de l’argent
- Maîtriser vos coûts
- Disposer d’un interlocuteur unique
- Superviser le transport, l’hébergement, la restauration…
- Faire de votre manifestation, un événement unique et éco-responsable
- Bénéficier d’une centralisation comptable et financière
- Avoir un appui logistique sur place
- Profiter pleinement du moment présent
Ils nous font confiance
Contact
Vous souhaitez organiser un événement, nous proposer vos services, louer du matériel ou rejoindre
notre équipe ?
Contactez-nous, nous serions ravis d'échanger avec vous !
Où nous trouver ?
4 Rue Dupuis, 80000 Amiens